Nebenkostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt

Was brauche ich für die Prüfung?

Legen Sie die Abrechnung, Ihren Mietvertrag (insbesondere die Klausel zu den Betriebskosten), die Abrechnung des Vorjahres und die Kontoauszüge mit Ihren monatlichen Vorauszahlungen bereit. Bei Heizkosten hilft die separate Heizkostenabrechnung des Messdienstes (z. B. ista, Techem, Brunata, Minol).

Schritt 1: Ist die Abrechnung rechtzeitig gekommen?

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Entscheidend ist der Zugang bei Ihnen, nicht das Absendedatum (BGH, VIII ZR 107/08). Kommt die Abrechnung zu spät, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben zu Ihren Gunsten bleibt bestehen. Details: Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Schritt 2: Umfasst der Zeitraum genau ein Jahr?

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Zeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein, darf aber nicht länger als 12 Monate dauern. Sind Sie im Jahr ein- oder ausgezogen, wird nur Ihr Nutzungszeitraum abgerechnet.

Schritt 3: Sind die vier Mindestangaben enthalten?

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs gehören bei Gebäuden mit mehreren Wohnungen regelmäßig diese Angaben in die Abrechnung:

1. eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
2. die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der Verteilerschlüssel,
3. die Berechnung Ihres Anteils,
4. der Abzug Ihrer Vorauszahlungen.

Entscheidend ist, ob ein durchschnittlicher Mieter die Kosten erkennen und seinen Anteil gedanklich und rechnerisch nachprüfen kann; strenge Anforderungen stellt der BGH daran nicht (BGH, Urteil vom 19.07.2017 – VIII ZR 3/17). Als Gesamtkosten genügt der Betrag, den der Vermieter auf die Mieter der Abrechnungseinheit umlegt (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15). Fehlen Mindestangaben, ist die Abrechnung insoweit formell fehlerhaft. Dann beginnt nach der Rechtsprechung für diese Positionen auch die Einwendungsfrist nicht zu laufen (BGH, VIII ZR 27/10).

Schritt 4: Sind nur umlagefähige und vereinbarte Kosten enthalten?

Umgelegt werden dürfen nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind (§ 556 Abs. 1 BGB), und nur solche aus dem Katalog des § 2 BetrKV mit seinen 17 Nummern. Nicht dazu gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten und Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten, also z. B. Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Reparaturen und Rücklagen. „Sonstige Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV) müssen nach verbreiteter Auffassung im Mietvertrag einzeln benannt sein. Ist eine Pauschale vereinbart, wird in der Regel gar nicht abgerechnet. Übersicht: Was darf in die Nebenkostenabrechnung?

Schritt 5: Stimmen Umlageschlüssel und Wohnfläche?

Haben Sie nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt; verbrauchsabhängig erfasste Kosten nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft, soweit er nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB). Vergleichen Sie Wohnfläche, Gesamtfläche und Personenzahl mit dem Vorjahr.

Schritt 6: Sind die Heizkosten nach der Heizkostenverordnung verteilt?

Bei zentraler Heizung sind grundsätzlich 50 bis 70 % nach Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche (§§ 7, 8 HeizkostenV). Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Mieter ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Seit 2023 müssen bei Gas, Öl und Fernwärme außerdem die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Mehr: Heizkostenabrechnung prüfen.

Schritt 7: Stimmt die Rechnung, und sind die Kosten plausibel?

Rechnen Sie nach: Summe Ihrer Anteile minus Vorauszahlungen muss das Ergebnis ergeben. Prüfen Sie, ob alle gezahlten Vorauszahlungen angerechnet sind. Vergleichen Sie einzelne Kostenarten mit dem Vorjahr und mit dem Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds. Ein höherer Wert ist kein Fehler an sich (Region, Gebäude), kann aber ein Anlass sein, die Belege einzusehen.

Und dann?

• Belege einsehen: Sie haben ein Recht auf Einsicht in Rechnungen und Zahlungsbelege (§ 556 Abs. 4 BGB). Siehe Belegeinsicht.
• Einwendungen erheben: konkret, nachweisbar, innerhalb von 12 Monaten nach Zugang. Siehe Musterschreiben für Einwendungen.
• Hilfe holen: Für eine verbindliche Einschätzung Ihres Falls sind Mieterverein, Verbraucherzentrale oder Anwalt die richtigen Stellen.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an einen Mieterverein, eine Verbraucherzentrale oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt.